Čemu danas više služe uredi?

Šefovi danas lakše mogu prisiliti svoje zaposlenike da se vrate u urede. Ipak, nakon nekoliko godina rada na daljinu, uloga ureda iz temelja se promijenila, što navodi mnoge na pitanje – čemu oni zapravo služe?

Preko pet desetljeća, 92-godišnja osiguravajuća tvrtka Allstate imala je u predgrađu Chicaga ogroman kompleks koji se protezao na više od 185 tisuća četvornih metara. Prije 2020. godine, u njemu je radilo oko 5.200 ljudi. Ipak, prošle godine je gigant Allstate prodao kampus: 83 posto zaposlenika tvrtke radi na daljinu, što znači da je kompleks postao grad duhova.

Allstate je odlučio smanjiti broj nekretnina koje posjeduju u svijetu za 50 posto i umjesto toga modernizirati manje prostore, koje nazivaju “kapsule.”

“Riječ ‘ured’ koristi se već stotinama godina i ima vrlo upečatljive konotacije,” kaže Boob Toojey, direktor ljudskih resursa u Allstateu. “Putovali ste do ureda, obavili svoj posao, ustali se i otišli. Netko vas je vidio u zgradi. To više nije slučaj.”

Ako veliko korporativno sjedište staromodne tvrtke poput Allstatea više nije mjesto gdje će vas se primijetiti kako radite, koja je danas uloga ureda?

“Kada direktore pitam koja je svrha njihovih ureda, u osam od deset slučajeva me samo zbunjeno gledaju.”

Kelly Colón, konzultantica iz Bostona

Upravo to pitanje zbunjuje direktore, frustrira zaposlenike i izaziva glavobolje u ljudskim resursima.

“Kada direktore pitam koja je svrha njihovih ureda, u osam od deset slučajeva me samo zbunjeno gledaju,” kaže Kelly Colón, konzultantica za rad i bivša savjetnica u tvrtci za proizvodnju namještaja Allsteel.

Desetljećima, možda čak i stoljećima, nitko nije morao postavljati pitanja o svrsi uredskih prostora. Prije laptopa, mobitela i interneta, uredi su bili mjesta gdje su ljudi mogli obavljati svoj posao pod pomnim pogledom svojih nadređenih, ali i mjesta gdje su kompanije mogle na pročelja postaviti imena i tako reklamirati svoj brend, hvaliti se svojim statusom i stvoriti vlastitu kulturu.

Uredski prostori postali su i mjesta za pumpanje ega direktora, a neki su postali uvjereni da menadžment nije mnogo više od “šetanja okolo.”

“Neurološki, bihevioralno, mi kao društvo učimo izvršne direktore i čelnike organizacija da love te najviše pozicije u svojim tvrtkama,” kaže Colón. “Uredski prostori postali su preslika, metaforička kruna kroz koju oni definiraju vlastiti uspjeh.”

Pandemija je sve to promijenila, prekinuvši kontakt uprave s zaposlenicima, a tehnologija je ubrzala oslobađanje profesionalaca od ureda. Prije 2020. godine, timovi su već postajali sve raštrkaniji, no u pandemiji koronavirusa trend je eksplodirao. Na primjer, Microsoft je nedavno izvijestio kako je 61 posto njihovih timova prije pandemije radilo s iste fizičke lokacije; danas je taj broj tek 27 posto.

U ovom trenutku mnoga uredska radna mjesta lebde u nekoj vrsti hibridnog čistilišta, rastrgana između menadžerske nostalgije i dojmova direktora o manama rada na daljinu s jedne, a stvarne potrebe radnika za izbjegavanjem mučnih putovanja i ispunjavanjem životnih obveza s druge strane. Istovremeno, mnogi zaposlenici žele – čak i trebaju – stvarno radno mjesto u kojem će raditi, a koje nije njihov skučeni stan, dok se mnogi slažu da fizička prisutnost među kolegama pomaže u izgradnji boljih odnosa, olakšava suradnju i ubrzava obavljanje određenih zadataka.

U čemu je problem? Ne postoji jasan konsenzus između zaposlenika u menadžera o tome koliko često – i gdje – bi to zajedničko vrijeme trebalo biti organizirano.

“Posao je poziv, ne lokacija.”

Scott Farquhar, suosnivač i jedan od izvršnih direktora tvrtke Atlassian

Kompanije nisu potpuno slijepe i gluhe. Jako dobro znaju da će im biti teško ponovno namamiti ljude u staromodne pregrađene urede. Mnogi razmišljaju kako uredi funkcioniraju i stvaraju dodatne prostore za sastanke i druženja. Dodaju izdvojene prostore ili privatne prostorije za Zoom pozive, smanjuju kvadraturu i unajmljuju nekretnine po potrebi. Neki čak odbacuju kompletan koncept “sjedišta.”

“Sjedište tvrtke nekoć je bio centar moći,” kaže izvršni direktor Allstatea Tom Wilson. “Tamo ste dolazili kako biste bili viđeni i penjali se po korporativnoj ljestvici. Mi to više nemamo:”

Tvrtka Accenture, koja nije uvela obvezu dolaska u ured na razini čitave kompanije, svoje nove urede u New Yorku naziva “centrom za inovaciju”, a ne uredskim prostorom. Tamo klijenti i konzultanti mogu zajedno raditi na projektima, što je postao model i za druge lokacije.

“Gotovo svi naši uredi koje obnavljamo ili širimo grade se kao prostori za suradnju,” kaže Stuart Henderson, koji upravlja Accenturom u sjeverozapadnoj regiji SAD-e.

Gotovo religiozna vatra u retorici o “povratku u ured” i “radu na daljinu” skriva jednu jednostavnu činjenicu: Ovdje se uglavnom radi o zdravom razumu. Nisu sve tvrtke iste. Nešto što dobro funkcionira za uhodan odvjetnički ured možda neće imati nikakvog smisla za start-up koji se bavi igračkama. Konzultantske tvrtke već desetljećima rade na daljinu – iz ureda klijenata. Osiguravajuće tvrtke također imaju čitave vojske zaposlenika koji rade na terenu. Biotehnološki start-up možda će morati imati laboratorij, a kompanija za software uglavnom takvo nešto ne treba.

Na početku pandemije, tvrtka Altassian, koja izrađuje software za pomoć ljudima u suradnji s kolegama, odlučila je da će ostati pri odluci da odlazak u urede ostavi na izbor zaposlenika. Provođenjem anketa među svojim zaposlenima otkrili su da se radnici osjećaju povezano sa svojim kolegama dokle god se svakih par mjeseci sastaju na team buildingu. “Rekli smo svojim ljudima, obećali, zakleli se, da se ne moraju vraćati natrag u ured,” kaže suosnivač i jedan od izvršnih direktora tvrtke, Scott Farquhar.

Kompanija je stvorila metriku troška po posjetu, podijelivši trošak ureda – najam, infrastrukturu, energiju – s brojem posjeta u svakom kvartalu. Ako je rezultat bio preko tri puta veći nakon pandemije u odnosu na prije, “zaključili smo da trebamo razmisliti o smanjenju tog ureda kako bismo mogli ponovno uložiti taj trošak nekamo gdje nastaju nove zajednice, kaže Annie Dean koja je predvodila skupinu zaposlenika u Altassianu koji su željeli raditi na daljinu.

U svibnju je Altassian zatvorio svoj bostonski ured nakon što je metrika postala previsoka. U veljači će otvoriti ured u Seattleu, gdje raste broj zaposlenih. “Posao je poziv, ne lokacija,” kaže Farquhar.

Drugi direktori tech kompanija ne dijele to mišljenje. Tvrtke poput Mete ili Amazona izdale su strože naredbe o povratku u urede, a mnogi promatraju razvoj situacije kako bi vidjeli kakve će to posljedice ostaviti na broj zaposlenih u uredima. Zasad naredbe nisu dovele do značajnog smanjenja. Podaci tvrtke Kastle Systems koja prati korištenje kartica u uredskim zgradama za tjedan 11. listopada pokazali su da je prosječna ispunjenost ureda u 10 najvećih gradova iznosila tek 50 posto razina iz godina prije pandemije. To je tek nešto više od tjedana prije početka rujna, kada je ispunjenost ureda iznosila nekih 47 posto.

“Sve više tvrtki vjeruje kako na njihovu učinkovitost utječe to što ljudi nisu zajedno,” kaže predsjednik Kastlea, Mark Ein.

Često se zaboravlja da mnogi ljudi nisu uvijek redovito koristili urede čak i prije koronavirusa. “Važno je prisjetiti se da prije pandemije iskorištenost ureda nikada nije prelazila 60 do 65 posto,” kaže Despina Katsikakis, čelnica za konzalting o uredskim prostorima u tvrtci za komercijalne nekretnine Cushman & Wakefield. Tvrtka predviđa da će do kraja ovog desetljeća zbog hibridnog načina rada prazno ostati preko nevjerojatnih 30 milijuna četvornih metara uredskih prostora.

Ukratko, unajmljeni uredski prostori postaju sve manji, a istovremeno naredbe o povratku u urede postaju sve strože. Što se tiče natezanja oko rada na daljinu u prostorijama vrhovnih menadžera, Brian Elliot, koji savjetuje izvršne timove o fleksibilnom načinu rada, kaže: “Mislim da financijski direktori uglavnom pobjeđuju u toj raspravi,” i to zbog rezanja troškova. “Kako istječu ugovori o najmu, oni režu količinu prostora – do te mjere da naredbe o uredskom radu četiri dana u tjednu više možda neće biti niti moguće provesti,” kaže on.

Podaci tvrtke Cushman & Wakefield također pokazuju da poslodavci udvostručuju prostorije za druženje u uredima – 40 do 50 posto uredskih prostora sada su zajednički, dok je 2019. godine na prostore za druženje odlazilo tek 20 do 30 posto ukupnog tlocrta ureda.

“Za nas je odlazak u ured stvar izbora. Ipak, to ne znači da oni nisu važni,”

Annie Dean, Altassian

Cisco je uveo još drastičnije promjene, zamijenivši ili renoviravši starije prostore u Atlanti i New Yorku novim, tehnološki naprednim “centrima za talent i suradnju” kojim reklamiraju svoje proizvode za hibridne urede. Prije pandemije je gotovo 70 posto njihovih uredskih prostora u New Yorku bilo namijenjeno individualnom radu, a 30 posto je odlazilo na zajedničke prostorije. Sada je taj omjer zamijenjen.

Ako sva ta priča o “suradnji” i “kontaktima” zvuči malo neodređeno i repetitivno – sigurno su svi u sklopu naredbi za povratak u ured čuli floskule o “bitnim trenutcima” – to je zato jer ona to i jest. Najave o uredskim prostorima nakon pandemije toliko su slične da “ih praktički ne možete razlikovati” ako maknete ime tvrtke i lokaciju, kaže Phil Kirschner, koji savjetuje direktore o nekretninama i problemima na radnom mjestu u McKinseyu.

Istovremeno, suradnja i izgradnja odnosa ne mora se uvijek odvijati u uredima kompanija. Potražnja za fleksibilnim prostorima otišla je u nebo, kao i uspjeh platformi za uredske alternative. Poduzetnici pokazuju kreativne mišiće. Start-up Radious iz Portlanda u saveznoj državi Oregon ponaša se kao Airbnb za urede, gdje vlasnici stanova tijekom dana iznajmljuju svoje domove radnicima. Za mnoge zaposlenike najveći problem je putovanje do ureda, a “ne mislim da pitanje blizine dobiva dovoljno pozornosti u razgovorima o budućnosti posla,” kaže suosnivačica Radiousa Amina Moreau. “Mi poslodavcima možemo reći da imamo prostore u kvartovima gdje njihovi radnici žive.”

Ipak, promišljanje o tome gdje se uredi nalaze, kako su osmišljeni i koliko često se koriste ne znači da oni više uopće nisu potrebni. Iako Atlassian nije svojim zaposlenicima naredio rad iz ureda, 26 posto njihovih zaposlenika koji žive unutar dva sata od ureda dolaze barem jednom tjedno, kažu iz kompanije, a 72 posto u urede dolazi jednom do četiri puta mjesečno. Tijekom prošle godine je 70 posto zaposlenika, bez obzira na to gdje žive, urede posjetilo barem jednom u svakom kvartalu.

Farquhar, koji kaže da i sam tek jednom u tri mjeseca dolazi u ured, još uvijek vjeruje u okupljanje ljudi, pogotovo na planiranim druženjima. “Mi vjerujemo da se društvene veze grade uživo,” kaže on. “Ali jednako tako, to nećete najbolje postići ako sjedite pored nekog u uredu svaki dan.”

Za Annie Dean uredi imaju dvije osnovne svrhe: u njima se grade odnosi između zaposlenika, ali oni i omogućavaju ljudima “da obave to što trebaju u drugačijem okruženju,” što se pogotovo odnosi na one koji kod kuće nemaju odvojenu uredsku prostoriju. “Za nas je odlazak u ured stvar izbora. Ipak, to ne znači da oni nisu važni,” zaključuje ona.

Autor originalnog članka: Jena McGregor, Forbes
Link: What Good Is The Office Now Anyways?
(Prevela: Nataša Belančić)